Malé multifunkční tiskárny pro kancelář

Multifunkci dodá funkce dodaný software

Narozdíl od samostatné tiskárny, u které je z programového vybavení zapotřebí ke správnému fungování, zjednodušeně řečeno, jen tiskový ovladač, multifunkční zařízení můžeme sice částečně používat zcela nezávisle na PC, a tedy jakémkoliv softwaru (zejména kopírování, někdy i přímý tisk z USB médií či fax), plnohodnotné využití MFP je však možné jen s odpovídající softwarovou výbavou.

Ta vedle potřebných ovladačů zahrnuje obslužné programy pro jednotlivé komponenty/funkce zařízení, které někdy bývají sdružené do centrální ovládací aplikace. Často na dodaném CD či DVD najdeme také řadu dalších programů, které již nejsou nezbytné pro fungování MFP, můžeme je ale ocenit při další práci s digitálními (digitalizovanými) dokumenty, fotografiemi a dalšími materiály. U síťových zařízení bývá vždy vestavěn webserver, díky němuž je možné produkt vzdáleně spravovat a monitorovat pomocí běžného internetového prohlížeče. Někdy se ale standardně dodávají také sady samostatných utilit pro nastavení a využívání síťových funkcí.

Jaké programové vybavení dnes tedy jednotliví výrobci přidávají ke svým menším multifunkčním tiskárnám pro kanceláře a jaká v rámci těchto softwarových balíků bývá míra vzájemné integrace aplikací? Je vždy potřeba do počítače nainstalovat kompletní dodanou programovou sadu aby zařízení fungovalo, nebo pokročilejším uživatelům výrobci poskytují volnost ve výběru komponent?

Příklady multifunkčních tiskáren pro kanceláře. Zleva: černobílá laserová, inkoustová, barevná LED.

„Součástí instalace multifunkčních tiskáren je kromě ovladačů a programů určených pro obsluhu a správu zařízení také software pro úpravu fotografií, vytváření PDF formátů, převod a úpravu textu,“ říká Vít Vyhnálek ze společnosti Brother. „U síťových zařízení je součástí instalace průvodce pro instalaci přístroje do počítačových sítí a program pro správu síťových zařízení a tiskáren bez ohledu na výrobce a typ zařízení. Poslední novinkou jsou softwarové funkce, které umožní uživateli hlídat provozní náklady, a to již u multifunkcí určených pro malou pracovní skupinu,“ vysvětluje Vít Vyhnálek a upřesňuje, že uživatel tiskáren a multifunkčních zařízení Brother má na výběr ze dvou postupů instalace. „Pro méně zkušené uživatele je určena ‚automatická instalace‘, která provede instalaci zařízení bez zásahu uživatele. Jediné, co musí uživatel udělat, je určit, zda instalace bude standardní, nebo síťová. Zkušeným uživatelům je určena ‚vlastní instalace‘, kde si lze vybrat aplikace.“

Stejně tak se můžeme rozhodnout nainstalovat buď celý balík softwaru najednou, nebo po částech, u multifunkčních zařízení Epson. „Jednotlivé systémy fungují samostatně, přesto je možné je přes vybrané typy softwaru propojit – například Epson Copy Station dokáže vytvořit z jednotlivých zařízení plnohodnotná kopírovací řešení,“ říká Marcel Divín z Epsonu. Tato společnost podle jeho slov standardně ke svým multifunkcím dodává kompletní ovládací software (ovladače pro tisk, skenování, nástroje pro síťovou správu – pokud je tiskárna vybavena síťovým připojením), OCR systém pro digitalizaci a převod dokumentů do editovatelné formy. „U vybraných produktů dodáváme také vybrané produkty pro úpravu (Adobe Acrobat) a správu digitalizovaných dokumentů (Pagemanager). Součástí dodávky jsou také doplňkové programy pro úpravu a tisk fotografií a grafiky,“ doplňuje Marcel Divín.

HP podle slov svého zástupce Roberta Šárika dodává k nejnovější multifunkční tiskárně HP Officejet 4500 All-in-One (případně i modelu s WiFi – Officejet 4500 Wireless All-in-One), určené pro menší podniky, standardně HP Solution Center, Smart Web Printing, OCR software by I.R.I.S, HP Document Manager 2.0, Yahoo! Toolbar customized for HP a Shop for HP Supplies. „Ke každému produktu nabízí HP all-in-one balíček ovladačů a utilit, který se postará o jednoduchou a nekomplikovanou instalaci. Pokud ale zákazník nechce instalovat všechen software, může si z našich webových stránek stáhnout pouze čistý ovladač (pro celé zařízení) bez doprovodných aplikací,“ vysvětluje Robert Šárik.

Rozsáhlý softwarový balík dodává ke svým multifunkcím Konica Minolta. Kromě standardních ovladačů v češtině jde podle Pavla Kelči z Konicy Minolty zejména o softwarovou rodinu PageScope zahrnující nástroje PageScope Data Administrator pro správu zařízení a účtů uživatelů, PageScope NetCare umožňující vzdálený hromadný dohled MFP či PageScope DirectPrint pro přímý tisk bez využití ovladačů. „U menších zařízení přikládáme také aplikaci PaperPort pro správu dokumentů a LinkMagic pro vzdálené skenování. Volitelně se pak dodávají aplikace ze sady PageScope Enterprise Solution, které umožňují profesionální hromadnou správu a řízení mnoha zařízení v síti.“ Také v případě produktů Konica Minolta je integrace aplikací poměrně volná. Jak říká Pavel Kelča, uživatel nebo administrátor může vždy instalovat jen ty komponenty, které potřebuje. „Je dokonce možná instalace ovladačů bez použití instalátoru, tak jak to někdy správci sítí vyžadují. Na druhou stranu, při nainstalování nebo prvním spouštění aplikací je zajištěno jejich automatické nastavení a provázání, takže se nevyžaduje žádné dodatečné ruční nastavování.“

„Standardně a zdarma je součástí menších typů multifunkcí Lexmark (konkrétně u modelů řady X36x a X54x) software pro komfortní ovládání MFP (Lexmark Scan Center Utility, Presto! PageManager, ABBYY Sprint OCR),“ říká Martin Stočes z Lexmarku. „Uživatel má vždy možnost volit mezi doporučenou a vlastní instalací. Při vlastní instalaci si uživatel může vybrat preferovaný ovladač (PCL nebo Post Script) a dále může volit instalaci ovladačů pro skenování a dalších doplňkových programů, utilit a ovladačů. Další možností je instalace jednotlivých ovladačů a některých utilit a programů z webových stránek naší společnosti,“ uzavírá za Lexmark Martin Stočes.

Řadu aplikací dodává zdarma ke svým multifunkcím také Oki. Jde jednak o aplikace pro nastavení zařízení a jejich správu, dále pak o uživatelské programy pro plné využití možností daného produktu. Radek Cinádr z Oki uvádí jako zástupce první skupiny softwarový nástroj pro jednoduché nastavení parametrů MFP, software pro přehlednou správu více zařízení v síti, software pro správu a sledování dění na konkrétním zařízení s možností účtování, aplikace pro správu barevných profilů, pro kalibraci barev a další užitečné nástroje a utility. „Z druhé skupiny bych pak jmenoval aplikaci Paperport pro skenování a správu naskenovaných dokumentů, OCR software Omnipage pro automatické rozpoznávání znaků a také Template Manager – software, který na základě šablon umožňuje jednoduše vytvářet rozmanité kancelářské dokumenty,“ říká Radek Cinádr a dodává, že u zařízení Oki se obvykle instaluje každá softwarová část zvlášť.

Expresní nebo oddělenou instalaci umožňují multifunkce Ricoh, k nimž je podle slov Patrika Skalického ze společnosti Impromat standardně k dispozici PageManager, PC Fax Utility, PCL 5, PCL 6, PS 3, ovladače Twain a Wia, a mobilní ovladač.

Pod názvem CentreWare Web (pro vzdálenou správu, instalaci a odstraňování problémů se síťovými tiskárnami pomocí webového prohlížeče) a CetreWare Internet Services (diagnostika, konfigurace a přístup ke speciálním tiskovým funkcím, například tisku uložených úloh, rovněž prostřednictvím webového prohlížeče) dodává software pro správu standardně ke všem svým síťovým multifunkcím Xerox. „Volitelně je to pak Standard Accounting a různé skenovací aplikace,“ konstatuje Šárka Sakařová z Xeroxu. „Xerox Standard Accounting se používá pro sledování a regulaci počtu kopií, tisků, možnosti síťového skenování, rozesílání e-mailů a faxování pro každého uživatele. Pro podporu skenování standardně nabízíme software Scan to PC Desktop, OmniPage a PaperPort nebo ABBYY FineReader,“ upřesňuje Šárka Sakařová a dodává, že zařízení Xerox umožňují oddělenou instalaci softwarových komponent.

Když je příliš tenký, nebo silný papír

Většinu tiskových materiálů, se kterými se běžně v kanceláři pracuje, obvykle tvoří dokumenty na kancelářském papíře s normální gramáží (kolem 80 g/m²). Samozřejmě však může vyvstat potřeba potisknout silnější, nebo naopak tenčí médium, stejně jako můžeme například chtít jednoduše kopírovat či skenovat předlohu z více volných listů o nestandardní tloušťce (pokud MFP disponuje automatickým podavačem dokumentů). S jakými mezními gramážemi tiskového média a skenovaných listových dokumentů si poradí současné malé kancelářské multifunkční tiskárny od různých výrobců? A jaké prostředky tato zařízení používají k tomu, aby i technicky nezdatnému uživateli pomohla uvnitř tiskové mechaniky nalézt papír, který přes dodržení všech doporučených provozních podmínek občas přece jen v tiskárně uvízne? Dokáže se u moderní kancelářské multifunkce vypořádat s takovým problémem i neproškolený zaměstnanec „netechnického typu“, aniž by musel sáhnout po příručce nebo vyhledat jinou pomoc?

Tisková mechanika laserových a LED zařízení Brother zvládne podle tvrzení Víta Vyhnálka při běžném tisku průchod papíru s gramáží 60 až 163 g/m². „U inkoustových produktů je podporována gramáž dokonce 64 až 220 g/m² popřípadě až 260g/m² při použití fotopapírů Brother BP71. Pro automatický duplex je doporučena gramáž papíru 60 až 105 g/m²,“ říká Vít Vyhnálek a k možnostem skenování/kopírování na MFP Brother uvádí, že všechny tyto produkty umožňují skenování ze skla, kde gramáž předlohy není omezena. Některé modely jsou také vybaveny automatickým podavačem originálů ADF (jednostranným) nebo DADF (duplexním). Tady je doporučená gramáž skenovaných dokumentů 64 až 90 g/m². Podle slov Víta Vyhnálka jsou produkty Brother převážně vybaveny českými displeji, na kterých má uživatel v případě potřeby popsáno, kde nastala chyba a kam má sáhnout. U inkoustových multifunkcí s grafickými displeji je tento popis doprovázen i grafickým znázorněním postupu.

„Všechny inkoustové multifunkční tiskárny Epson pracují s minimální gramáží 62 g/m², možné je využít fotopapír až 300 g/m², laserová MFP zařízení pracují s nejnižší gramáží 65 g/m², nejsilnější kancelářský papír zde může mít až 210 g/m², ADF podavače jsou pak optimalizovány na běžný kancelářský papír do gramáže 100 g/m²,“ konstatuje Marcel Divín. Také všechna kancelářská multifunkční zařízení Epson disponují náhledovým displejem, na kterém se v případě uživatelsky odstranitelného problému zobrazí odpovídající návod. Jak tvrdí Marcel Divín, prakticky u všech produktů je displej lokalizovaný do češtiny.

Robert Šárik ze společnosti HP se zmiňuje pouze o nové multifunkční tiskárně Officejet 4500. U ní je povolena gramáž tiskového média v rozmezí od 70 do 280 g/m². „V případě uvíznutého papíru se na displeji objeví výstražné upozornění. V běžných situacích, kdy dojde pouze k vychýlení papíru, si tiskárna poradí sama a papír protlačí tiskovým systémem. Pokud senzor zaregistruje zaklínění papíru a tiskárna si není schopna poradit, doporučuje HP navštívit nejbližší servisní středisko,“ říká Robert Šárik.

Jak prozrazuje Pavel Kelča z Konicy Minolty, zařízení formátu A4 si při tisku poradí s médiem o maximální gramáži většinou 200 až 210 g/m², u strojů pro formát A3 je to gramáž do 270 až 300 g/m² (dle typu zařízení), přičemž minimum představuje 60 g/m². „Podavač dokumentů u zařízení formátu A4 dokáže podávat papíry do 120 až 130 g/m², u zařízení formátu A3 jde až o gramáž 210 g/m². Silnější předlohy je možné skenovat ze skla. Zmínil bych neobyčejnou schopnost našich strojů podávat do skeneru papíry o gramáži jen 35 g/m² – toto je velmi vítaná schopnost, využívaná zákazníky v SMB segmentu podstatně častěji, než je skenování silných papírů,“ upozorňuje Pavel Kelča. „U strojů s grafickým displejem je uživatel navigován nejen zobrazením stroje se zvýrazněním míst, kam je potřeba sáhnout, ale také pomocí grafických animací, které mu předvedou celý postup krok za krokem se současnou textovou informací v češtině. U levnějších A4 zařízení s textovým displejem je uživatel navigován stručnými textovými pokyny, které jsou podpořeny barevným označením ovládacích prvků vně a uvnitř stroje.“

S papírem o 60 až 176 g/m² si poradí podle tvrzení Martina Stočese jak tiskové mechaniky, tak ADF podavače multifunkcí Lexmark. „Pokud se jedná o složitější zařízení, jsou jednotlivá přístupová místa označena písmeny. Dojde-li k zaseknutí papíru, na displeji se zobrazí hláška s popisem problému a s informací o tom, kde k zaseknutí došlo. Uživatel pak snadno podle popisu a označení místa provede požadovanou operaci. U jednodušších zařízení, kde je méně přístupových bodů, se na displeji buď graficky zobrazuje místo zaseknutí papíru a způsob jeho odstranění, nebo případně text v bodech s postupem odstranění papíru,“ vysvětluje Martin Stočes způsoby nápovědy, kterou v případě problému poskytují uživatelům zařízení Lexmark.

„Malá černobílá multifunkční zařízení Oki jsou schopna potisknout média v rozsahu zhruba od 60 do 160 g/m², u barevných modelů je to pak hodnota až kolem 200 g/m²,“ říká Radek Cinádr z Oki. „Média vyšší gramáže jsou podávána z víceúčelového podavače a potiskována při přímém průchodu papíru tiskárnou. Při oboustranném tisku a průchodu média duplexní jednotkou platí nižší hodnoty maximální gramáže. U skeneru a jeho automatického podavače dokumentů se gramáž pohybuje v rozmezí přibližně od 60 do 100 g/m².“ Nižší modely multifunkcí Oki podle slov Radka Cinádra informují o uvízlém papíře prostřednictvím textových hlášení, u vyšších modelů textovou informaci doplňuje grafické zobrazení (i animované) a k dispozici je nápověda. Právě na velmi snadný přístup obsluhy k zaseklému papíru, a to ve všech místech jeho průchodu tiskárnou, coby na jednu z předností MFP Oki, Radek Cinádr poukazuje.

Tiskové mechaniky zařízení Ricoh si poradí s papírem o gramáži 52 až 162 g/m², z jejich ADF podavačů můžeme skenovat předlohy na papíře od 52 do 162 g/m². O uvíznutém médiu nebo jiné závadě a o části, ve které k problému došlo, tyto stroje informují uživatele krátkou textovou zprávou na LCD.

„Tiskové mechaniky našich multifunkčních tiskáren podporují gramáž od 60 do 220 g/m², při automatickém duplexním tisku je maximum 165 g/m²,“ říká Šárka Sakařová z Xeroxu, dodává však, že tyto údaje se mohu mírně lišit u jednotlivých modelů. „Všechny naše produkty uživatele upozorní, pokud se vyskytne nějaký problém, například uvíznutý papír, většinou pomocí piktogramů. Model Phaser 3635MFP se navíc může pochlubit velkým plnobarevným dotykovým kontrolním panelem, který je obvykle nabízen na zařízeních formátu A3,“ uzavírá Šárka Sakařová.

Hlavní novinky ve třídě kancelářských multifunkcíBrother
Vít Vyhnálek, obchodní manažer

Novinek máme opravdu hodně. V první řadě se jedná o plnobarevné síťové LED tiskárny a multifunkční zařízení, které jsou určeny pro menší kancelářské provozy. Taktéž jsme uvedli na trh novou řadu monochromatických tiskáren a multifunkcí střední třídy, které jsou již v základu vybaveny automatickým oboustranným tiskem, případně oboustranným skenováním nebo kopírováním.


Epson
Marcel Divín, account manager consumables

V segmentu inkoustových multifunkčních zařízení přivedeme na trh nové produkty vybavené standardně síťovým připojením, duplexní jednotkou, velkokapacitními náplněmi, u vybraných modelů i vyšší vstupní kapacitou podavačů papíru a skenery s duplexním skenováním. Výrazně tím naroste portfolio produktů a budeme se více zaměřovat na integraci této technologie do kanceláří. Jednotlivé modelové řady budou uvozeny označením Stylus Office BXxxx. V segmentu laserových MFP zařízení aktuálně uvádíme na trh základní modely barevných laserových zařízení řady CX16 pro segment malých kanceláří. K dispozici budou modely se základní výbavou, s faxovou jednotkou, síťovým připojením a duplexní jednotkou. V průběhu roku uvedeme ještě nové modely v segmentu černobílých laserových multifunkčních zařízení pro malé a střední kanceláře, opět s možností volby podle výbavy.

HP
Robert Šárik, produktový manažer IPG IWS

Společnost HP nedávno představila svou nejdostupnější stolní multifunkční tiskárnu s faxem, HP Officejet 4500 All-in-One (2 315 Kč), která nabízí barevný tisk v profesionální kvalitě, možnost kabelového a volitelně i bezdrátového připojení k síti. Stejně jako ostatní tiskárny z řady Officejet poskytuje toto zařízení kvalitní barevný tisk při nízkých nákladech na stránku.

Konica Minolta
Pavel Kelča, produktový manažer

Asi nejvýznamnějším prvkem v souvislosti se současným tlakem na snižování nákladů je funkce sledování provozu strojů dle jednotlivých uživatelů nebo středisek. Naše zařízení disponují těmito funkcemi již dlouho, ale letos jsme zásadním způsobem rozšířili funkce přihlašování uživatelů pomocí bezkontaktních karet – nabízíme již více než dvacet typů různých snímačů a pokrýváme tak prakticky všechny typy karet používané v ČR ke kontrole docházky, přístupu pracovníků i k jiným účelům. Toto řešení dokážeme nabídnout již k jediné A3 multifunkci s velmi přijatelnými náklady a pro velký zájem zákazníků plánujeme rozšířit v letošním roce tyto funkce i do segmentu A4. Pro naše zákazníky je jistě velmi významný také koncept sjednocení našich služeb, který zavádíme pod názvem Optimized Print Services a v jehož rámci nabídneme (a z velké části již nabízíme) mezinárodně sjednocený rozsah služeb pokrývající celý životní cyklus tiskových zařízení, zahrnující například přizpůsobení tiskového systému aplikacím zákazníka, návrh úspor při tisku na základě přesné analýzy, kompletní outsourcing tiskových služeb atd.

Lexmark
Martin Stočes, key partners sales manager

Hlavní inovace již byly implementovány do produktů Lexmark uvedených na trh v průběhu roku 2009 (WiFi tisk, dotykový displej, Quiet mód pro snížení provozní hlučnosti, Eco mód pro využívání oboustranného tisku a snížení spotřeby elektrické energie). Největší aktualitou jsou modely inkoustových tiskáren Lexmark s prodlouženou zárukou na pět let určených pro business segment, u kterých může zákazník využívat další nadstavbové aplikace, tzv. smart-solutions, kdy díky přímému přístupu na web lze tiskárnu využívat jako samostatné zařízení například pro příjem a tisk RSS zpráv ze zpravodajských portálů, prohlížení a tisk fotografií (prohlížeče Picassa, PhotoBucket), práce s vlastním kalendářem Google atd.

Oki
Radek Cinádr, technical executive

V průběhu roku by na trh měla přijít multifunkční tiskárna formátu A4 se skenerem a automatickým duplexním podavačem dokumentů. Tímto modelem Oki zacelí mezeru ve svém portfoliu a i malá zařízení se tak funkčně opět o kousek přiblíží k modelům vyšších kategorií.



Ricoh
Patrik Skalický, produktový manažer, Impromat

Hlavní novinkou je produkt SP3410SF. Je to malá kompaktní černobílá multifunkce formátu A4 o rychlosti 28 stran za minutu, obsahující funkce tisku, skeneru, kopírky a faxu za velmi příznivou cenu.


Xerox
Šárka Sakařová, produktová manažerka

V kategorii kancelářských multifunkčních tiskáren formátu A4 nově nabízíme službu pod názvem čtyřleté servisní zabezpečení, která prodlužuje záruku na čtyři roky a výrazně snižuje provozní náklady. Čtyřleté servisní zabezpečení představuje ze strany Xeroxu plnou péči o zakoupený stroj. Jedná se o službu, díky níž zákazník získá ke svému tiskovému zařízení řadu výhod nad rámec standardní záruky včetně garantovaných nákladů na tisk. Fakticky si tak může prodloužit a prohloubit záruku, a to až na čtyři roky. Servisní zabezpečení umožňuje plánování nákladů na kopírování nebo tisk. Na základě objemu kopírování či tisku lze plánovat náklady. Odpadá tak investice do spotřebních a provozních dílů a jejich skladování. Zákazník neplatí nic dopředu, nýbrž tři měsíce zpětně.