Barevný tisk v síti pod kontrolou

Jednou z nedílných součástí moderní síťové je vestavěný web server umožňující vzdálené nastavení, různě pokročilou správu a monitoring zařízení prostřednictvím webového prohlížeče. K profesionálním tiskárnám se však běžně dodávají také speciální softwarové nástroje, které již nabízejí pokročilejší možnosti řízení tisku. Umožňují jednodušší administraci více nebo všech tiskáren ve firmě, vytváření a správu uživatelských a skupinových účtů, generování podrobných reportů, diagnostikování stavu jednotlivých zařízení a využití dalších funkcí. Podobně jako se v souladu s dnešními trendy a uživatelskými požadavky zdokonalují barevné kancelářské tiskárny po hardwarové stránce, dochází samozřejmě k inovacím i v oblasti nástrojů pro jejich správu. Jaké jsou současné možnosti těchto řešení a jaké můžeme očekávat hlavní směry jejich dalšího vývoje? Existují či profilují se dnes v této oblasti nějaké jasnější vývojové trendy?

Důvěřuj, ale prověřuj – správnou administrací k efektivnímu tisku

Jakkoliv můžeme na základě důkladné analýzy potřeb tisku vybrat pro svoji firmu po všech stránkách tu nejvhodnější barevnou tiskárnu, může se stát, že po čase nám její provozní náklady již zdaleka nebudou připadat tak příznivé, jako se jevily při původní kalkulaci. Příčina přitom může být poměrně jednoduchá a snadno odstranitelná. Pokud máme nevhodně nastavená (nebo žádná) pravidla pro využívání zařízení v rámci pracovní skupiny a dobře nefungují odpovídající kontrolní mechanismy, obtížně se ubráníme zneužívání tiskárny, zbytečnému tisku v barvách a jiným aktivitám, které generují nežádoucí „skryté“ náklady.

Dostat využívání sdíleného tiskového zařízení a jeho provozní náklady lépe pod kontrolu nám umožňují nástroje pro správu a monitoring tisku, které dnes patří k výbavě každé síťové tiskárny. V podnicích s mnoha různými instalovanými stroji je pak dobře fungující tiskový management nezbytný. Zde je již účelné využívat robustního komplexního tiskového řešení pro centrální správu celého tiskového prostředí firmy (například SafeQ či Océ Prisma).

Podívejme se však na možnosti správy a monitoringu tisku, které nabízejí současné nástroje, jež se standardně dodávají k barevným kancelářským tiskárnám pro pracovní skupiny. Již standardní softwarové vybavení většiny těchto zařízení umožňuje pokročilou správu účtů, zabezpečení tisku, podrobný monitoring stavu a využití stroje, včetně generování statistik pro další zpracování. Stačí jen těchto schopností efektivně využívat.

 Marcel Divín z Epsonu k řešením své společnosti říká: „Administrátor má možnost monitorovat a kontrolovat na bázi jednotlivých uživatelů, skupin či celku využívání jednotlivých barevných tiskáren. Získává detailní informace o jednotlivých tiskárnách (stavy spotřebního materiálu, chybová hlášení, reporty, ...), k dispozici je kompletní síťový management, jednokličková instalace nového zařízení do síťového prostředí včetně nastavení práv, hromadný upgrade síťového nastavení, firmwaru a síťových karet, snadná integrace do externích řešení.“ Součástí dodávaného řešení je podle slov Marcela Divína kompletní reportovací systém, ukládají se počty vytištěných stran na uživatele, skupinu či celek stejně jako náklady na jednotlivé úlohy. Správce může definovat možnosti tisku pro uživatele, skupiny i celek, maximální objem tisku za stanovenou dobu, rovněž lze zakázat barevný tisk, tisk nadměrných souborů apod. K otázce dalšího vývoje softwaru pro správu a monitoring síťových tiskáren Marcel Divín říká: „Základním vývojovým trendem je úprava a postupná integrace dalších funkcí do jednoho nástroje. Dalším vývojovým krokem je pak možnost využití externích systémů a jejich integrace do stávajícího řešení a tím i dosažení rozšířených sledovacích a kontrolních funkcí.“

Monitoring samozřejmě podporují také tiskárny Konica Minolta, a to všechny modely s tiskovým řadičem Emperon a flash pamětí nebo pevným diskem. Jak říká produktový manažer Konica Minolta Pavel Kelča, u těchto tiskáren a MFP A3 je možné sledovat počty vytištěných stran s rozlišením formátu a barevnosti. „Jednotlivým uživatelům lze například zakázat nebo objemově limitovat barevný tisk. U tiskáren A4 je možné sledovat i logy s názvy úloh, počtem vytištěných stran, pokrytím jednotlivými složkami a dalšími údaji. Nicméně do korporátního prostředí vždy doporučujeme softwarové serverové řešení, které je prakticky nezávislé na jednotlivých typech zařízení a zásadně zjednodušuje a zdokonaluje celý proces nastavování, řízení a monitoringu,“ říká Pavel Kelča. „Standardně lze využít prohlížení přes dodávané softwarové nástroje nebo webové tiskárny. Pro více strojů je k dispozici aplikace PageScope NetCare sledující pomocí SNMP všechny síťové tiskárny ve firmě. Nejpropracovanější možností jsou placené serverové aplikace PageScope Account Manager nebo SafeQ. Pokud je ve firmě více tiskáren, vždy doporučujeme tento typ aplikací, protože dlouhodobě vede ke značným úsporám v náročnosti administrace a významně zvyšuje flexibilitu a efektivitu celého tiskového prostředí,“ vysvětluje Pavel Kelča. Podle jeho vyjádření také Konica Minolta vidí jasný trend v centralizaci a integraci. Ta probíhá například v oblasti identifikace uživatelů, kdy se uživatelé přihlašují kartou docházkového systému nebo přihlašovacími údaji do domény i k tiskárnám/MFP. Centralizace probíhá jak u zařízení, tak v oblasti použití, administrace a monitoringu, kdy výkonné serverové aplikace zajišťují nezávislost uživatelů na jednotlivých zařízeních a snadnou správu.

Nejen laserová či LED technologie jsou vhodné pro vytížené barevné síťové tiskárny. Někteří výrobci se snaží prosazovat i do frekventovanějšího kancelářského prostředí robustní inkoustové tiskárny s ekonomickým provozem.

Společnost Lexmark ke všem svým laserovým tiskárnám zdarma standardně dodává software MVP 11.2. Díky němu můžeme sledovat přesné počty vytištěných stran (barevně, černobíle, celkem). Jak říká Martin Stočes z Lexmarku: „Pomocí MVP je rovněž možné identifikovat počítač (IP adresu), ze kterého byla úloha odeslána na konkrétní zařízení v síti, a dále informace o časových náležitostech tisku (zahájení, doba trvání), o velikosti úlohy, nastavení sytosti toneru apod. Výstupy z tiskárny lze exportovat do databázových systémů typu Access, SQL Server, nebo ukládat přímo do souborového formátu CSV.“ S pokračujícím vývojem v oblasti hardwaru Lexmark podle slov Martina Stočese očekává příchod sofistikovanějších nástrojů pro správu zařízení. Důraz by u nich měl být kladen na využití získaných dat pro definici dalších služeb nabízených spolu s hardwarem (například automatické rozúčtování tiskových nákladů na úroveň uživatele).

Zdarma dodává ke svým zařízením nástroje pro správu a monitoring také Oki. Jedná se o PrintControl (PC) a PrintSuperVison (PSV). „PSV je určen pro přehlednou správu a monitoring více zařízení na síti (omezeně i konkurenčních modelů), PC slouží pro detailní řízení a sledování konkrétního zařízení Oki,“ říká Radek Cinádr z Oki. PSV nabízí obvyklé možnosti podobné konkurenčním nástrojům, jako je Web JetAdmin od HP nebo Centreware od Xeroxu. Umožňuje detailně sledovat stav, jednoduše a přehledně nastavovat zařízení, zaslat e-mailem notifikaci o stavu spotřebního materiálu a mnoho dalších informací,“ doplňuje Radek Cinádr. Nástroj PrintControl se však podle jeho tvrzení od řešení jiných značek liší. „Detailní správa a monitoring zde neprobíhá přes server, ale veškeré nastavování a logování se děje přímo v tiskárně. PC server je tedy jen jakési ‚okno‘ do tiskárny pro správu uživatelů a dále pak ‚stahovač logů‘ o využívání zařízení. Log o využívání může pro každou tiskovou úlohu obsahovat až sedmdesát údajů, mimo jiné i o počtu otočení konkrétního obrazového válce, přibližném pokrytí tonerem atd. Po odpovídajícím nastavení tedy lze pomocí PrintControlu i jednoduše účtovat na uživatele, projekty apod.“ Jasným trendem je podle Radka Cinádra zpřesnění a zkvalitnění podávaných informací a přesunutí funkčnosti softwarových nástrojů na vlastní zařízení: „V ideálním případě se uživatel jednoduše připojí webovým rozhraním k zařízení a veškeré detailní možnosti nastavování a sledování mu nabídne přímo toto zařízení prostřednictvím webového prohlížeče nebo na vestavěném velkém barevném dotykovém displeji.“

Několik nástrojů pro monitoring a správu standardně dodává k tiskovým zařízením Ricoh společnost Impromat, za níž se k tématu vyjádřili produktoví manažeři Marek Štec a Robert Pastyřík. Vedle softwaru vestavěného do tiskárny, k němuž se lze připojit pomocí webového prohlížeče, dodává Impromat také SmartDevice Monitor, který nabízí stejné funkce (podrobný monitoring stavu zařízení a spotřebního materiálu, nastavení práv přístupu k tiskovým funkcím apod.), umožňuje ale sledovat a konfigurovat všechna zařízení Ricoh v síti současně. „Ke komfortu přispívá i skutečnost, že si správce může nechat zasílat důležité informace včetně stavů počitadel e-mailem. Další velmi důležitý nástroj je interní sledovací modul Cumin. Zatímco výše zmíněné nástroje poskytují správci pasivní přehled o stavu a využívání stroje, Cumin umí aktivně informovat o velkém množství událostí. Jedná se mimo jiné o různá servisní hlášení, hlášení stavů spotřebního materiálu, potřeby výměny dílů a v neposlední řadě hlášení o dostupnosti stroje. Tyto informace může automaticky přijímat servisní organizace a předejít tak problémům a prostojům,“ vysvětlují zástupci společnosti Impromat.

Podrobná evidence tiskových úloh, a to včetně údajů o spotřebě toneru a IP adrese počítače, ze kterého byla úloha odeslána, je standardem u laserových síťových tiskáren Xerox. Jak tvrdí produktový manažer Dušan Novotný, nejzajímavějším nástrojem pro kontrolu přístupu je Xerox Standard Accounting. „Umožňuje nadefinovat uživatele, přidělit jim přístupová hesla a nastavit limity pro jednotlivé funkce. Systém je spravován prostřednictvím webového prohlížeče. Další možností je omezení barevného tisku přímo v ovladači tiskárny. Uživatelé, kteří nepotřebují barevný tisk, pak takovou tiskárnu vidí a využívají jako černobílou. Dále Xerox nabízí řadu serverového softwaru pro správu a kontrolu využití tiskáren a MFP v síti. Příkladem může být řešení Equitrack pro komplexní správu a kontrolu přístupu k tiskovým systémům v rámci celého podniku,“ upřesňuje Dušan Novotný. „Jednoznačným trendem je u Xeroxu zavádění takzvaných ‚embedovaných‘ řešení. Využíváme platformu interaktivního uživatelského rozhraní EIP. Tato by se dala zjednodušeně přirovnat k určité formě webového prohlížeče na displeji stroje. Díky tomu jsou naše pokročilé stroje na základě komunikace se serverovými aplikacemi schopny téměř neomezeného přizpůsobení požadavkům uživatelů. První vlaštovkou byla implementace ‚softwarového‘ terminálu pro ovládání tiskových služeb SafeQ společnosti Y-Soft, následovalo obdobné řešení Equitrack,“ dodává Dušan Novotný.